D.U.K

Asmens kodo naudojimo tvarką nustato Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymo 7 straipsnis. Vadovaujantis minėto straipsnio 3 dalies 3 punktu, be duomenų subjekto sutikimo asmens kodą galima naudoti valstybės, žinybiniuose registruose, jeigu jie yra įteisinti Valstybės registrų įstatymo nustatyta tvarka, ir informacinėse sistemose, jeigu jos yra įteisintos teisės aktų nustatyta tvarka.

Atkreipiame dėmesį, jog Elektroninio archyvo informacinė sistema (toliau – EAIS) yra įteisinta teisės aktų nustatyta tvarka. EAIS steigimo teisinį pagrindą sudaro Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2008-2012 metų programos įgyvendinimo priemonių, patvirtintų Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2009 m. vasario 25 d. nutarimu Nr. 189, 3 lentelės 59 punktas – sukurti elektroninį archyvą.

Valstybės informacinių sistemų steigimo ir įteisinimo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2004 m. balandžio 19 d. nutarimu Nr. 451, valstybės informacinė sistema apibrėžiama kaip valstybės institucijai teisės aktų nustatytoms funkcijoms, išskyrus vidaus administravimą, atlikti reikiamos informacijos apdorojimo procesus (duomenų ir dokumentų tvarkymo, skaičiavimo, bendravimo nuotoliniu būdu ir t. t.) vykdanti sistema, kuri veikia informacinių technologijų pagrindu. EAIS naudojama atlikti Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme Lietuvos vyriausiajam archyvarui ir valstybės archyvams nustatytoms funkcijoms.

EAIS įsteigimas grindžiamas Elektroninio archyvo informacinės sistemos nuostatais, suderintais su Valstybine duomenų apsaugos inspekcija bei patvirtintais Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės direktoriaus 2010 m. liepos 30 d. įsakymu Nr. V-41, kuriuose reglamentuojama organizacinė, informacinė ir funkcinė struktūra, EAIS valdytojas ir tvarkytojai, nustatomos jų teisės ir pareigos, EAIS duomenų teikėjai ir gavėjai, kaupiamų duomenų šaltiniai, EAIS duomenų tvarkymas ir jų sauga.

Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba, kaip EAIS valdytojas, yra įregistruota Asmens duomenų valdytojų valstybės registre.

Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos ir valstybės archyvų darbuotojai,tvarkantys asmens duomenis EAIS, privalo laikytis Asmens duomenų tvarkymo elektroninio archyvo informacinėje sistemoje etikos kodekso, patvirtinto Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2012 m. gegužės 7 d. įsakymu Nr. V-55, nuostatų. Asmens duomenys EAIS tvarkomi tapatybės nustatymo bei elektroninių paslaugų teikimo ir apskaitos tikslais. Asmens tapatybei nustatyti EAIS tvarkomi šie asmens duomenys: už įstaigų dokumentų valdymo priežiūrą, dokumentų priėmimą, saugojimą ir teikimą atsakingų valstybinės archyvų sistemos įstaigų darbuotojų – asmens kodas, vardas, pavardė; dokumentus perduodančių įstaigų įgaliotų darbuotojų – asmens kodas, vardas, pavardė.

Pagal Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos elektroninių dokumentų perdavimo į valstybės archyvus taisykles, patvirtintas Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2012 m. birželio 22 d. įsakymu Nr. V-63, ilgai ir nuolat saugomi veiklos elektroniniai dokumentai (toliau – elektroniniai dokumentai) perduodami toliau saugoti į valstybės archyvus tik perdavimo paketais(perdavimo paketas - vienu metu perduodamų elektroninių dokumentų ir su jais susijusios informacijos visuma).

Elektroniniai dokumentai perdavimo paketais (vienas perdavimas – vienas paketas) perduodami šiais būdais:

1. per tinklines paslaugas (įstaiga turi galimybę pateikti elektroninius dokumentus tiesiai iš savo eDVS, jei ši yra integruota su EAIS);

2. per viešojo portalo naudotojo sąsają (įkeliamas suformuotas perdavimo paketas);

3. fizinėmis laikmenomis (pvz. CD/DVD, kuriose įrašytas suformuotas perdavimo paketas).

Fizinėmis laikmenomis pristatytą informaciją į sistemą įkels archyvo darbuotojas, naudodamasis vidinio portalo naudotojo sąsaja su integruotu viešojo portalo el. dokumentų perdavimo komponentu.  Kiekvieną perdavimo paketą sudaro el. dokumentai bei juos aprašantys metaduomenys.

Taip, licencijos teikti dokumentų tvarkymo ir (ar) saugojimo paslaugą išduodamos ne tik juridiniams, bet ir fiziniams asmenims, jeigu jie turi reikiamą išsilavinimą (aukštąjį universitetinį ar jam prilygintą), tinkamą profesinę kvalifikaciją (ne trumpesnę kaip dvejų metų patirtį licencijuojamos paslaugos srityje), neturi neišnykusio arba nepanaikinto teistumo (už sunkius ar labai sunkius tyčinius nusikaltimus ar nusikaltimus nuosavybei, turtinėms teisėms ir turtiniams interesams, ekonomikai ir verslo tvarkai ar finansų sistemai) ir pateikia licencijai gauti privalomus dokumentus. Detalesnę informaciją galite rasti šios interneto svetainės skiltyje Paslaugos / Administracinės paslaugos / Licencijų teikti dokumentų tvarkymo ir (ar) saugojimo paslaugas išdavimas.